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TRABALHAR NA SALA ABERTA[1]

            Bem-vindo à SALA ABERTA... Olhe em volta, por favor, e veja quem está aqui. Imagine que você está sentado em um círculo de amigos, colegas e, talvez, alguns estranhos, também.

            A “Sala Aberta” – como estamos chamando - é uma maneira simples e poderosa para catalisar efetivamente conversas de trabalho. Nestes tempos de mudanças, a conversa se qualifica como trabalho real - e é essencial para a ação. Para aumentar a especialização e personalização, surgem teias complexas de relações e informações.

            No entanto, muitos estão aqui e para onde quer que fossem, certamente, nossas cadeiras estão colocadas em um grande círculo.

            Mesmo que o círculo tenha vários círculos concêntricos, o quarto é definido, desde o início, para que todos possam ver e ouvir todos os outros.

            No meio do círculo, um vazio e aberto. Não há tabelas ou pódios, mas você pode ver que há meias folhas de papel flipchart e marcadores no chão no centro.

            Então você percebe que alguém aparentemente já se ocupou com estes marcadores, pois há cartazes escritos à mão pendurada em cada parede... Embora haja uma grande (e uma área um pouco suspeito) em branco que ocupa mais de uma parede em um banner que diz, simplesmente, "mercado".

Ligar

            Alguém se senta ao lado de você, provavelmente, um velho amigo, alguém que você conhece, mas talvez não tenha visto por algum tempo. Você começa uma conversa:

            As conversas acontecem ao redor da sala com outros que chegam e se conectam. Juntam-se, em círculos sentados ou em pé, conversando com pessoas que se conhecem ou com pessoas que se conectam pela primeira vez. Alguns estão sentados em silêncio por si só, tendo em toda a cena, olhando para as notas que trouxeram ou, talvez, dêem um olhar em um ou dois folheto de página que pode ter sido colocado em cada cadeira.

Há uma mesa com café e suco, biscoitos, fruta fresca. Todo mundo está comendo ou bebendo alguma coisa.

            E todos estão aqui para um propósito, tendo recebido um convite ou yenha interesse em um dos temas disponibilizados. As pessoas estão aqui porque escolheram estar aqui, porque o tema ou problema ou questão seja de seu interesse, têm verdadeira paixão - e porque viram este encontro como uma oportunidade única para se conectar com outras pessoas que estão ansiosos para aprender sobre, planear e agir em uma área que eles vêem como fundamental para o sucesso de seus próprios interesses, o trabalho de sua organização (s) e / ou seus relacionamentos com colegas, clientes ou fornecedores.

Convidando

            O convite em si era muito simples, provavelmente apenas uma página ou duas talvez uma curta mensagem eletrônica ou postal, ou mesmo algo afixada em um quadro de avisos.

            Ele falou claramente sobre o que está funcionando, o que é possível, e/ou o que é necessário agora em alguma área de importância real.

            Não era claramente um convite para reclamar ou mesmo de "resolver problemas", mas sim à co-criar alguma dimensão da organização, a comunidade, ou o mundo que todos realmente querem ser uma parte.

            Isso não significa que ele negou ou de alguma forma minimizou a importância dos problemas existentes, só que realmente a atenção para os nossos pontos fortes e ativos - e pessoas convidadas a trabalhar juntos para criar mais deles.

            Se as circunstâncias o permitirem, você recebeu este convite com bastante antecedência da data de coleta (s), de modo que você pode programar a sua programação em torno dele.

            Um convite tardio apenas não é tão aberto, credível e acolhedor como um enviado com antecedência, qualquer que seja "com antecedência" significa, na sua organização.

            Alternativamente, este encontro pode ser um apelo urgente para responder a alguma situação nova ou de oportunidade que apareceu. De qualquer maneira, o convite anunciou o tema (objetivo ou intenção) para este ano e forneceu uma breve explicação (ou lembrete) sobre a sua importância ou ligação à sua vida.

            Talvez ele também convidado você para espalhar a palavra, para outras pessoas que você sabe que está interessado neste trabalho.

            Devemos notar, aqui, que a Sala Aberta só pode falhar por dois motivos: se as pessoas mostram-se sem nenhuma paixão e/ou se alguém tenta controlar o processo a fim de conseguir algum tipo de pré-determinado resultado (s).

            E, a autorização para a abertura, a paixão e auto-organização responsável começa com o processo de convite em si.

            O tema ou a finalidade a que temos sido convidados a trabalhar estava aberta, ampla e exige uma resposta criativa, coletiva. O convite foi estendido a um grupo diversificado de partes interessadas e claramente os parâmetros para o nosso trabalho estão aqui. E, na medida do possível, todo mundo aqui está a participar voluntariamente, porque descobriram que têm algo a aprender ou contribuir para o trabalho que precisamos fazer.

            O simples processo de convite clara, ampla e aberta assegura que as pessoas que aparecem têm verdadeira paixão pela emissão e sinais para eles que os melhores resultados são deles para criar.

            Um bom convite permite que todos saibamos, mesmo aqueles que não podem ou não vão realmente comparecer, que esta reunião destina-se a ir além das sugestões, além de recomendações, além de rubber-stamping, além das expectativas passadas.

            Esta reunião é de responsabilidade real, o verdadeiro aprendizado ação real sobre a questão (s) na mão. Mesmo se o número de pessoas tinham se limitado, por questões financeiras ou outras, este poderia e deveria ter sido feito de forma a não limitar a paixão e a possibilidade do trabalho.

Focalizando

            Então, ao olhar em volta para a multidão presente agora na sala de reuniões principal, você está ciente de que todos neste grupo diverso de alguma forma receberam o mesmo convite, que todo mundo aqui parece ter alguma ligação com a questão do tema, mas que ninguém parece realmente sabe exatamente o que vai acontecer a seguir.   O nível de expectativa e de energia se afirmou como o tempo de partida chega e parece passar, o nível de ruído no quarto sobe, também - e, em seguida, um toca totalmente novo som através do quarto.

            Alguém está tocando um pequeno conjunto de sinos, cujo chiming penetra todas as conversas, mesmo se o grupo é de várias centenas. Isto imediatamente convida e concentrar a atenção de todos a quem está em pé que quase todos na sala conhecem, ou reconhece. Esta pessoa familiar é o líder do planejamento do grupo.

            Ela se apresenta, congratula-se com todos na reunião e no círculo, talvez adicionando uma palavra muito breve sobre porque todos nós estamos aqui hoje. Então, ela introduz o toque do sino como facilitador de reuniões e assume uma cadeira no círculo com todos os outros.

            Neste momento, o facilitador é, muito possivelmente, o único na sala que não tem absolutamente nenhuma dúvida alguma de que este grupo de 12, 120 ou 1200 está à beira de encher as paredes, desconfiados do grande vazio de uma agenda detalhada que será manter todos a trabalhar, jogar e aprender para a duração da conferência - à beira do que a maioria (neste momento) diria impossível.

            O sentido de antecipação e de energia é tão alto na sala de que até mesmo os  planejadores do evento estão um pouco nervosos e ansiosos para a agenda aparecer. Mas primeiro algumas instruções devem ser dadas, alguns princípios simples introduzidas, promulgada uma lei básica, e alguns itens de logística explicadas. Tudo isto, você vai notar, também é apresentada nos cartazes que estão espalhados pela sala.

            O facilitador começa com um convite para fazer o que você já estava fazendo, olhando ao redor da sala, vendo quem está aqui, sinalizando bom dia para as pessoas que você conhece e tomando conhecimento de qualquer caras novas para você.

            O tema é confirmado e brevemente explicado, talvez, uma pequena história de como chegamos até aqui, com a lembrança de que todo mundo que você vê agora no círculo está aqui porque se preocupam com algum aspecto do tema - e escolheram estar aqui, para aprender e contribuir para o trabalho.

            O facilitador explica também que a parede vazia é, na verdade, a nossa agenda. Ele reconhece que é um gigante espaço vazio, mas tranquiliza-nos que irá, dentro de uma hora, ser preenchido com temas de discussão relacionados ao tema. Ele deixa bem claro que todos os tópicos serão proposto por nós, o povo agora sentado no círculo. A logística deste são igualmente claras.

Self-Organizing

            Embora a realidade desta responsabilidade em sumidouros, os quatro princípios são explicados. O que parecia estranho quando você lê os cartazes anteriores, agora parece fazer muito sentido:

"Quem vem é a pessoa certa" reconhece que as únicas pessoas realmente qualificadas ou em condições de fazer um grande trabalho sobre qualquer assunto são aqueles que realmente se importa, e escolher livremente a ser envolvidos.

"Sempre que se inicia é o momento certo" reconhece que o espírito e a criatividade não são executados no relógio, por isso, enquanto nós estamos aqui, todos nós vamos manter uma vigilância de grandes idéias e novas perspectivas, o que pode acontecer a qualquer momento.

"Aconteça o que acontecer é a única coisa que poderia ter" permite que todas as pessoas  a deixar de os ricos pudessem, ricos e ricos deve, para que possamos dar a nossa atenção para a realidade do que está acontecendo, está trabalhando, e é possível direito agora.

E, finalmente, "When it’s over, it’s over", reconhece que nunca se sabe quanto tempo vai demorar para lidar com uma determinada questão, e nos lembra que começar o trabalho feito é mais importante do que aderir a um cronograma arbitrário.

Juntos, esses princípios dizem "muito trabalho, preste atenção, mas esteja preparado para ser surpreendido!"

A lei é um A Lei de dois pés, ou, em alguns casos, a lei da mobilidade pessoal. Ele simplesmente diz que você, e somente você, sabe onde você pode aprender e contribuir mais para o trabalho que deve ocorrer hoje.

            Exige que você use seus dois pés para ir aonde você precisa ir e fazer o que você precisa fazer. Se em algum momento de hoje, você acha que não estão aprendendo ou contribuindo, você tem o direito e a responsabilidade de avançar... Encontrar uma outra sessão, visite a tabela de alimentos, dar um passeio no sol, dar um telefonema - mas não perca tempo.

            Esta regra simples faz com que todos plenamente responsável pela qualidade do seu trabalho e experiência de trabalho. Ele cria abelhas que o zumbido de sessão para sessão, polinização cruzada e conectando partes do trabalho. Ele cria borboletas que não podem aderir todas as sessões formais, preferindo, em vez de flutuar nas bordas. Eles criam o espaço para que todos possam apreciar as energias e sinergias no desenrolar dos trabalhos da conferência. Às vezes as soluções mais surpreendentes parecem vir do nada - de modo que é onde as borboletas tendem a olhar para eles.

Ação

            Após uma rápida revisão de logística, o facilitador convida alguém que está pronto para vir ao centro do círculo, pegue um marcador e uma folha de papel, e anote a sua questão premente, questão passional, ou uma grande idéia.

            Para a surpresa de muitos, um número de pessoas de suas cadeiras e são rapidamente de todos os cantos no centro do círculo rabiscando suas ofertas.

            Como cada um termina, eles lêem o seu problema (s) em voz alta. Estes não são os discursos, apenas anúncios simples.

"Meu nome é _____, meu problema é ______,"

e nós estamos para o próximo, enquanto sua folha de fita para a parede e atribuir-lhe um lugar e um tempo (a partir de um conjunto pré-arranjadas de espaço / tempo escolhas ).            Trata-se de grupos como mesmo muito grande pode criar dois ou três dias de agenda em apenas uma hora. Como a parede preenchida, aqueles que estavam na primeira surpresa, encontrar palavras para a sua emissão e agarrar um marcador. E então, tão rápido quanto começou, ele é feito.

            Tendo feito o impossível na primeira hora, o nível de energia é muito alto agora. O facilitador dá algumas instruções mais e o grupo inteiro se move para a parede e se inscrever para as sessões que eles querem participar. Minutos depois, as primeiras sessões inicia sem qualquer aviso ou instruções, porque todo mundo sabe onde eles precisam estar. De repente, o grande círculo se torna muitos pequenos círculos, nos cantos da sala ou em espaços de fuga separados, cada um trabalhando em alguma parte importante do tema principal.

            Cada sessão foi proposta por alguém que realmente se preocupa com esse item e assumiu a responsabilidade por garantir que fica requerido. Em reuniões mais longas, o mediador é também responsável pela gravação dos pontos principais e as conclusões alcançadas em sua sessão.

            As primeiras sessões de chegada, em aproximadamente o tempo programado, as sessões de segunda começará. Se o trabalho não está terminado, ele continua ou uma seqüência será agendada.

            Algumas pessoas passaram a sessão de 11/2 hora sobre um tema, enquanto outros entre os assuntos diferentes.

            Tudo está em movimento - de pessoas, idéias, recursos, crenças, relacionamentos - mas tudo gira e se relaciona com a intenção declarada no convite. Este movimento de fluxos e refluxos, mas o trabalho continua, sessão após sessão. Em várias reuniões do dia, todos também reúne pela manhã e à noite para a notícia "curto" sessões, onde as coisas como novas sessões, grandes avanços, e planos para o jantar podem ser anunciados facilmente.

Resultados

            Em alguns eventos, os processos são capturadas pelo computador. A pessoa que convoca uma sessão também assume a responsabilidade de captar as notas e digitá-los no computador. A regra de ouro é que um dia na Sala Aberta você vai ter um momento de grande discussão, dois dias dar-lhe tempo para capturar o que acontece no processo um documento datilografado, e um terceiro dia (geralmente um meio-dia) serão permitir uma convergência mais formal de planos específicos para uma ação imediata.

            Em alguns casos, pequenos grupos podem criar processos manuscritos a ser digitado após o evento. Com grupos maiores e mais reuniões, onde o acompanhamento é crítica, o processo digitados podem ser despejados em um formato de intranet onde as futuras reuniões podem ser anunciados e os relatórios de progresso acrescentado para o processo de origem.

            Ao longo do tempo, esses processos em um sistema de intranet também fazer uma orientação e poderoso recurso de treinamento, tanto no projeto e níveis organizacionais.

            No círculo de encerramento, todos na sala atesta o fato de que, juntos, temos feito o que a maioria pensava ser impossível. Especificamente, nós temos...

(1)   identificadas, exploradas e tratadas todas as questões mais importantes,

(2)   se reuniram novas idéias, recursos e pessoas e ligavam a estas questões,

(3)   documentou tudo isso em algum lugar entre 5 e 500 páginas de notas e os próximos passos,

(4)   estabeleceu temas estratégicos, prioridades claras, medidas imediatas ações

(5)   distribuídos por toda esta informação a uma (re) energizada e pronta ação da comunidade de pessoas

(6)   deu-lhes poder contar essa história para o resto da organização, comunidade ou do mundo, e

(7)    semeado ciclos do concurso que irá continuar a puxar as pessoas para locais onde eles possam maximizar o seu próprio aprendizado e contribuição.

Transformar

            A longo prazo, com bom atendimento e alimentação, as realidades e os aspectos práticos dos quatro princípios e A Lei de dois pés pode permear a organização, convidando as pessoas em todos os níveis para desviar a atenção em termos de valor, o planejamento para a visão, em movimento de aprendizagem, gestão em liderança que faz uma diferença real. Essas coisas são, contudo, fácil de ver e difíceis de medir.

            Portanto, você precisará medir o sucesso da Sala Aberta da mesma forma que medir tudo mais que você faz, em termos de tempo de desenvolvimento de produto, tempo de ciclo do processo, o empregado e o volume de negócios do cliente, ou o volume total de vendas de serviços, a margem de lucro e quaisquer outras formas que façam sentido.

            Afinal, nós não fazemos "Da Sala Aberta" só porque é divertido. Fazemo-lo para convidar importantes projetos, relacionamentos, estratégias e medidas para mover-se rapidamente positivos em novas direções.

            Impulsionado por sua extrema simplicidade - e é poder, Sala Abertas começa com a abertura de espírito de liderança, uma questão que realmente importa, e um convite para co-criar algo novo e surpreendente. O que acontece nas reuniões do alto é aprender, jogar e alta produtividade, mas nunca é pré-determinado. E o que emerge, ao longo do tempo, é uma organização verdadeiramente convidativa, que prosperam em tempos de mudança de roda.

[1] Adaptado de Michael,  Herman, fundador e diretor da Michael Herman Associates, Especializada em Open Space Technology e outros métodos para trabalhar em novas direções e criando convidando organizações. © 1998 Michael Herman Associates. Ele pode ser contatado pelo e-mail michael@michaelherman.com, DISPONÍVEL EM http://www.openspaceworld.org/cgi/wiki.cgi?WorkingInOpenSpace – tradutor automático, com alguns ajustes ...

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